Aktuelles in der Lohnverrechnung

Die Arbeitswelt hat sich 2021 verändert. Einerseits hat das Arbeiten im Home Office – nicht nur coronabedingt – zugenommen, anderseits wurde mit Einführung des Klimatickets ein deutlicher Anreiz für die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel gesetzt. Für den Arbeitgeber gilt es vor Jahresende einige formale Voraussetzungen zu überprüfen und zu dokumentieren, damit die steuerfreie Behandlung in der Lohnverrechnung auch einer Betriebsprüfung standhält.

 

Home Office 

Arbeiten im Home Office, also die regelmäßige Erbringung von Arbeitsleistung in der Privatwohnung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, ist zur Gewohnheit geworden. Im Entwurf des Wartungserlasses zu den Lohnsteuerrichtlinien wurden die steuerlichen Rahmenbedingungen konkretisiert.

 

Home Office Vereinbarung
Voraussetzung ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern^[1]. Damit besteht kein Rechtsanspruch der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers auf Home Office, aber auch keine einseitige Anordnung durch den Arbeitgeber. Der Unfallversicherungsschutz gilt in gleicher Weise im Home Office wie am Arbeitsplatz.

 

Unentgeltlich überlassene Arbeitsmittel
Es wird klargestellt, dass die unentgeltliche Überlassung von digitalen Arbeitsmitteln an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab 1.1.2021 steuer-, sozialversicherungs- und lohnnebenkostenfrei ist. Zu den digitalen Arbeitsmitteln^[2] zählen Computer, Tastatur, Bildschirm, Handy und Router. Eine teilweise Privatnutzung ist unschädlich.

 

Home Office Tage

Als Home Office Tag  zählt jener Tag, an dem die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausschließlich im Home Office ausübt. Wird ein Arbeitstag sowohl im Home Office als auch im Büro bzw. auf Dienstreise verbracht, liegt kein Home Office Tag vor. Unter „Home“ ^[3] wird nicht nur die private Wohnung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers (egal ob Haupt- oder Nebenwohnsitz) verstanden, sondern auch die Wohnung des Lebenspartners und von nahen Angehörigen. Nicht darunter fallen Restaurants, Cafés, Vereinslokal oder öffentliche Flächen wie Parks.

 

Home Office Pauschale

Der Arbeitgeber kann Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein nicht steuerbares Home Office-Pauschale in Höhe von bis zu EUR 3 pro Tag, gedeckelt mit 100 Home Office Tagen pro Jahr gewähren. Die Obergrenze von EUR 300 gilt auch bei mehreren Arbeitgebern nur einmal.

• Alternativ haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Möglichkeit, die maximal mögliche EUR 300 Home Office Pauschale als Werbungskosten zusätzlich^[4] zum allgemeinen Werbungskostenpauschale (EUR 132) bei der Veranlagung der Jahre 2021 – 2023 geltend zu machen. Vom Arbeitgeber bezahltes Home Office Pauschale ist selbstverständlich abzuziehen (Differenzwerbungskosten).

• NEU: Auch für Selbständige wurde nun mittels Initiativantrags die Möglichkeit der Geltendmachung einer Art „Home Office Pauschale“ ermöglicht, nämlich das Arbeitsplatzpauschale. Näheres dazu unter 2. „Weitere geplante Gesetzesänderungen – Initiativanträge vom 19.11.2021“.

 

Pendlerpauschale und Home Office

Bis zum 30.6.2021 konnte das Pendlerpauschale bei Covid-19-bedingtem Home Office entsprechend der Zeit davor berücksichtigt werden. Ab dem 1.7.2021 kann an einem Arbeitstag nur entweder das Pendlerpauschale oder das Home Office Pauschale berücksichtigt werden. Für das Pendlerpauschale ab dem 1.7.2021 werden wieder die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte herangezogen. Ab 11 Tagen Pendeln zum Arbeitsplatz steht das volle Pendlerpauschale zur Verfügung. An den dazwischenliegenden Home Office Tagen steht das Home Office Pauschale zu.

 

Lohnkonten

Neu in das Lohnkonto und in den Lohnzettel L16 aufzunehmen ist die Anzahl der Home Office Tage pro Kalenderjahr und die Summe des vom Arbeitgeber nicht steuerbar ausgezahlten Home Office Pauschales. Dies ist notwendig für die Bemessung des Home Office Pauschales, sei es für die Vergütung des Arbeitgebers an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer oder für die Geltendmachung als Werbungkosten bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Die Erfassung ist also unabhängig davon vorzunehmen, ob der Arbeitgeber eine Home Office Pauschale tatsächlich ausbezahlt. Die Erfassung auf dem Jahreslohnzettel dient auch zum Einfangen eines eventuellen Übergenusses im Falle mehrerer Arbeitgeber. Dafür wurde auch ein weiterer Pflichtveranlagungstatbestand^[5] ergänzt.

 

Klimaticket

Das neue Klimaticket^[6] ermöglicht mit einem einzigen Ticket alle öffentlichen Verkehrsmittel in einem bestimmten Gebiet zu nutzen – regional, überregional oder österreichweit. Arbeitgeber können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern das Klimaticket – wie bisher auch das Jobticket bzw. das Öffi-Ticket – steuerfrei zur Verfügung stellen oder die entsprechenden Kosten steuerfrei ersetzen.

Bis 30.6.2021 Steuerbefreiung für Jobtickets

Bis 30.6.2021 war die Steuerbefreiung für Jobtickets auf jene Fälle beschränkt, in denen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmern eine Streckenkarte für die Beförderung im Werkverkehr zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung stellten. Die Steuerbefreiung galt nur ausnahmsweise auch bei einer Netzkarte, nämlich falls keine Streckenkarten angeboten werden oder die Netzkarte höchstens den Kosten einer Streckenkarte entspricht. Die Rechnung musste auf den Arbeitgeber lauten und hatte insbesondere den Namen der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers zu beinhalten. Diese Steuerbefreiung bleibt auch weiterhin aufrecht.

Ein Kostenersatz des Arbeitgebers für Fahrtickets der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stellte steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

 

Ab 1.7.2021 Erweiterung der Steuerbefreiung (Öffi-Ticket/Klimaticket)^[7] 

Um die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel noch attraktiver zu machen, wurde die Steuerbefreiung nun auf alle Ticketarten (1-2-3-Ticket, Netzkarte, Streckenkarte) ausgedehnt, sofern die Karte zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig ist. Dies gilt somit auch für das Klimaticket. Die Steuerbefreiung setzt jedoch voraus, dass die Tickets für Fahrten innerhalb eines längeren Zeitraums gelten (Wochen- , Monats- oder Jahreskarten). Damit sind Einzelfahrscheine und Tageskarten nicht umfasst. Die Übertragbarkeit solcher Karten ist nicht begünstigungsschädlich. Fallen dafür allerdings Zusatzkosten an, sind nur jene Kosten begünstigt, die für eine nicht übertragbare Karte zu leisten sind.

Als deutliche Erleichterung wird die seit 1.7.2021 bestehende Möglichkeit empfunden, die gänzliche oder teilweise Übernahme der Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für ein öffentliches Verkehrsmittel durch den Arbeitgeber steuerfrei zu behandeln. Es ist daher auch möglich, dass eine Wochen-, Monats- oder Jahreskarte sowie das Klimaticket auch für das gesamte Bundesland ausgestellt ist, aber der Arbeitgeber nur einen Teil der Kosten (also jenen für die Wegstrecke Wohnung – Arbeitsstätte) steuerfrei übernimmt, sofern die Karte zumindest entweder am Wohnort oder am Arbeitsort gültig ist. Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Rechnung dem Arbeitgeber vorlegen und dieser die Rechnung des Verkehrsunternehmens oder eine Kopie des Tickets als Nachweis zum Lohnkonto nimmt.

Hinweis: Die erweiterte Steuerbefreiung ist nur für Tickets anwendbar, die ab 1.7.2021 gekauft oder verlängert werden.  Nicht befreit sind allerdings Kostenersätze, die der Arbeitgeber ab 1.7.2021 für Tickets leistet, die bereits vor dem 1.7.2021 erworben oder verlängert wurden.

Treffen die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung zu, so liegt seit 1.7.2021 auch in der Sozialversicherung eine Beitragsbefreiung vor. Weiters fallen weder Dienstgeberbeiträge (DB und DZ) noch Kommunalsteuer an.

 

Lohnkonto

Wie schon bisher sollen die Kalendermonate, in denen Arbeitnehmende im Werksverkehr befördert werden, in der Lohnverrechnung berücksichtigt werden. Seit 1.7.2021 sind nun auch jene Kalendermonate im Lohnkonto anzugeben, für die eine Kostenübernahme für Wochen-, Monats- oder Jahreskarten (1-2-3-Ticket) durch den Arbeitgeber erfolgt. Zudem ist auch die Höhe der übernommenen Kosten in das Lohnkonto aufzunehmen. Dadurch soll insbesondere im Fall einer Prüfung eine Nachvollziehbarkeit der Zahlungsflüsse sichergestellt werden.

 

Klimaticket: Betriebsausgabe und Umsatzsteuer

Sowohl das Jobticket als auch das Öffi-Ticket und das Klimaticket gelten als Betriebsausgaben auf Seiten des Arbeitgebers. Derartige Kosten sind entsprechend der betrieblichen oder beruflichen Verwendung abzugsfähig.^[8]

Ein Vorsteuerabzug wäre grundsätzlich nur möglich, wenn die Leistung zu mindestens 10% unternehmerischen Zwecken dient (§ 12 Abs. 2 Z 1 UStG). Der Arbeitgeber kann für den Kauf des Jobtickets einen Vorsteuerabzug geltend machen. Gleichzeitig ist er aber dazu verpflichtet, für die Weitergabe Umsatzsteuer abzuführen, und zwar:
a) als „Eigenverbrauch" bei kostenloser Gewährung oder
b) als „Normalwert“ bei entgeltlicher Zurverfügungstellung.

 

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