Anna hat kürzlich ihr Studium abgeschlossen und als Controllerin begonnen. Sie hatte sich erwartet, als Sparringspartnerin das Management bei der Steuerung zu unterstützen, Schwachstellen aufzudecken und Optimierungsmaßnahmen abzuleiten. Stattdessen verbringt sie den Großteil ihrer Zeit damit, Daten zu bereinigen. Auch ihre älteren Kolleginnen und Kollegen machen kaum etwas anderes - von Steuerung und Analyse keine Rede. So hat sich Anna das nicht vorgestellt.
Tatsächlich besteht das Controlling in vielen Unternehmen größtenteils daraus, Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenzutragen und zu berichtigen. Sind die Daten beisammen, geht es an die Report-Erstellung, oder wie Anna sagen würde, an das zeitintensive Befüllen der unzähligen komplexen Excel-Dateien, die kaum noch jemand nachvollziehen kann. Auf Basis unserer Erfahrungswerte verbringen Controllerinnen und Controller 80% ihrer Zeit mit der Datenaufbereitung und der Erstellung von Reports. Für die Analyse und die Ableitung von Maßnahmen für das Management bleibt kaum Zeit.
Aber warum ist das so?
„Das haben wir schon immer so gemacht“, würden manch langjährige Controllerinnen und Controller antworten. Vor Jahren und bei bestimmt kleinerem Unternehmens- bzw. Datenumfang war das manuelle Aufbereiten eine leichte Übung. Mit zunehmendem Ausmaß von historisch wachsenden Excel-Tools stößt man jedoch an Grenzen. Kolleginnen und Kollegen hatten vor einiger Zeit in dieser Art und Weise begonnen, haben dies von den damaligen Einschulenden so erlernt und ihre Tätigkeiten an neue Kolleginnen und Kollegen immer wieder in dieser Form weitergegeben. Mittlerweile ist die Erstellung und Aufbereitung des Reportings so zeitintensiv, dass für eine Neukonzeptionierung bzw. Vereinfachung des Reportings keine Zeit übrigbleibt - geschweige denn für Analyse und Steuerung. Wandel und Veränderung benötigen ebenso Zeit wie die sorgfältige Analyse und Ableitung von Handlungsempfehlungen. Zeit, die die meisten Controllerinnen und Controller nicht haben.
Aber das muss nicht so sein. Das Zusammentragen, Bereinigen und Aufbereiten der Daten sind Tätigkeiten, die sich zu einem großen Teil automatisieren lassen. Zum Beispiel kombinieren moderne Dashboards verschiedenste unternehmensinterne und -externe Datenquellen und bereiten die Daten automatisiert visuell ansprechend auf. Durch interaktive Elemente wie Filter und Drill-Downs werden komplexe Verhältnisse einfach und übersichtlich dargestellt – inklusive aller Detailinformationen. Einmal eingerichtet, halten sich die Reports in Echtzeit selbst auf dem neuesten Stand. Damit eröffnen sich auch neue Möglichkeiten der Datenanalyse. Zusammenhänge und Problemstellungen können ad hoc ohne jeglichen Zeitaufwand analysiert und bis ins tiefste Detail zurückverfolgt werden. Somit wird Entscheidungsfindung auf Basis aktuellster Informationen im ganzen Unternehmen möglich.
Und warum macht es das Controlling nicht bereits so? Oder die IT?
Beide sind keine Datenmodellierer. Das Controlling beschäftigt sich mit Planung, Steuerung und Überprüfung. Datenbanken und -pipelines sind nicht Teil der Ausbildung. Bei der IT findet man diese Themen zwar, allerdings liegt der Fokus in den IT-Abteilungen oft eher in Bereichen wie Serveradministration und Datensicherheit. Und die IT hat nicht den gleichen fachlichen Einblick wie das Controlling-Team. Unserer Erfahrung nach hat es sich bewährt, im Controlling-Team die entsprechenden Skills auszubauen und passende Tools einzuführen. Ein Pilot-Projekt, in dem man sich ein konkretes Ziel herausnimmt, zeigt schnell und unkompliziert den Mehrwert – und bringt den Stein der Transformation ins Rollen. Und Anna würde sagen: „Endlich bleibt mehr Zeit für das, wofür ich eigentlich hier bin! Zum Steuern.“
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an Bianca Pichler oder Stefan Holl.
Bianca Pichler
bianca.pichler@bdo.at
+43 316 3637-827
Stefan Holl
stefan.holl@bdo.at
+43 316 3637-843
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